Entgelttransparenz auch ohne Umsetzung: Die wichtigsten Informationen und Antworten auf einen Blick

Die EU Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970, im Folgenden „Richtlinie“) verpflichtet Unternehmen dazu, ihre Gehaltsstrukturen transparenter zu machen und Ungleichheiten zwischen Frauen und Männern abzubauen. Dazu gehören u. a. Gehaltsangaben in Stellenanzeigen, Auskunftsrechte für Beschäftigte und regelmäßige Berichte über den sog. Gender Pay Gap.

Deutschland hätte die europäischen Vorgaben bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen müssen, eine Umsetzung ist nun aber frühestens wohl Anfang 2027 zu erwarten. Für Unternehmen bedeutet das jedoch keine Entwarnung: Die Richtlinie setzt den Rahmen für deutlich strengere Vorgaben zu Equal Pay, Vergütungstransparenz und Auskunftsrechten. Einen Überblick darüber, was nun auch ohne Umsetzungsgesetz gelten könnte, finden Sie hier:

Gilt die Richtlinie jetzt schon für private Arbeitgeber, obwohl Deutschland kein Umsetzungsgesetz hat?

Nein, die Richtlinie gilt nicht automatisch wie ein Gesetz, sie kann aber mittelbar Wirkung entfalten. Gerichte müssen das bestehende nationale Recht nach Ablauf der Umsetzungsfrist so weit wie möglich „richtlinienkonform“ auslegen. Das bedeutet, dass die „europäischen Werte“ in das deutsche Recht „hineingelesen“ werden können und so einzelne Vorgaben der Richtlinie faktisch vorweggenommen werden. So etwa über Art. 157 AEUV, der Anwendung findet und den Grundsatz gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit unionsrechtlich absichert. Je klarer Vorgaben der Richtlinie sind, desto eher können sie schon jetzt relevant werden, denn die Vorgaben der Richtlinie konkretisieren den Art. 157 AEUV.

Und was ist mit öffentlichen Arbeitgebern?

Für öffentliche Arbeitgeber ist das Risiko einer unmittelbaren Berufung auf Richtlinienvorgaben besonders hoch, weil EU-Richtlinien nach Ablauf der Umsetzungsfrist gegenüber staatlichen Stellen unmittelbare Wirkung entfalten können. Sie könnte daher unmittelbare Anwendung finden und Beschäftigte können sich auf einzelne Rechte aus der Richtlinie berufen.

Gibt es jetzt schon Auskunftsansprüche?

Es besteht der bisherige Auskunftsanspruch nach dem geltenden Entgelttransparenzgesetz, allerdings nur unter dessen engeren Voraussetzungen. So besteht der bisherige Auskunftsanspruch grundsätzlich nur in Betrieben oder Dienststellen mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten. Der bisherige gesetzliche Auskunftsanspruch ist auch kein Anspruch auf Offenlegung individueller Kollegengehälter. Er ist auf gesetzlich auf das Vergleichsentgelt und die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung im Betrieb beschränkt. Zudem ist nach dem Entgelttransparenzgesetz vorgeschrieben, dass das Vergleichsentgelt nicht anzugeben ist, wenn sich weniger von sechs Beschäftigten des anderen Geschlechts in der Vergleichsgruppe befinden.

Welche neuen Argumente werden Beschäftigte bei Auskunftsersuchen voraussichtlich nutzen?

Beschäftigte könnten argumentieren, dass der Richtlinienanspruch keinen 200-Beschäftigten-Schwellenwert kennt und daher der Auskunftsanspruch aus dem bisherigen Gesetz auch keine Schwelle haben darf. Sie könnten außerdem eine kürzere Antwortfrist von zwei Monaten geltend machen, während das geltende Entgelttransparenzgesetz bislang längere Fristen vorsieht.  Schließlich könnten sie bei konzernweit gesteuerten Vergütungssystemen auf das Konzept der „einheitlichen Quelle“ abstellen und damit einen über den einzelnen Betrieb oder Arbeitgeber hinausgehenden Vergleich verlangen. Auch könnten Arbeitgeber den Auskunftsanspruch nicht mehr damit abwehren, dass die Vergleichsgruppe „zu klein“ wäre.

Ob sich diese Argumente in privaten Arbeitsverhältnissen vollständig durchsetzen, ist offen; sie sollten aber in der Bearbeitung von Auskunftsersuchen antizipiert werden.

Wie oft dürfen Beschäftigte Auskunft verlangen?

Nach dem bisherigen Entgelttransparenzgesetz in der Regel nur einmal alle zwei Jahre. Die Richtlinie selbst sieht keine Beschränkung vor. Auch hier wird es Beschäftigten möglich sein, mithilfe der Richtlinie eine Abkehr von der bisherigen Rechtslage vor Gericht zu erreichen.

Müssen wir den Median oder den Durchschnitt der Vergütung der Vergleichsgruppe mitteilen?

Das geltende Entgelttransparenzgesetz arbeitet bislang mit dem Median, während die Richtlinie auf durchschnittliche Entgelthöhen abstellt. Unternehmen sollten daher ihre Systeme so vorbereiten, dass sowohl Median- als auch Durchschnittswerte berechnet und erklärt werden können.

Müssen private Arbeitgeber jetzt schon Gehaltsspannen in Stellenanzeigen angeben?

Eine ausdrückliche deutsche Pflicht zur Angabe von Gehaltsspannen in Stellenanzeigen besteht für private Arbeitgeber ohne Umsetzungsgesetz nicht. Risikofrei ist Nichtstun aber nicht: Es wird diskutiert, ob solche Pflichten über vorvertragliche Rücksichtnahmepflichten hergeleitet werden können. Oder, ob die Nichtoffenlegung durch Gerichte bereits als Indiz für eine Benachteiligung (§ 22 AGG) gewertet werden.

Dürfen wir weiterhin individuell über Gehalt verhandeln?

Ja, Verhandlungen außerhalb einer angegebenen Entgeltspanne sollen weiterhin möglich bleiben. Unternehmen müssen aber später erklären können, warum das verhandelte Ergebnis objektiv und geschlechtsneutral gerechtfertigt ist.

Müssen wir unser Vergütungssystem komplett neu aufsetzen?

Nicht zwingend, aber Unternehmen müssen ihr Vergütungssystem so dokumentieren und anwenden können, dass Entgeltentscheidungen auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhen. Wo Vergütungsentscheidungen historisch gewachsen, individuell verhandelt oder nicht nachvollziehbar dokumentiert sind, steigt das Risiko, Entgeltunterschiede später nicht mehr rechtssicher erklären zu können.

Die Maßstäbe für eine diskriminierungsfreie Vergütung orientieren sich dabei eng an Art. 157 AEUV. Vor diesem Hintergrund ist zu erwarten, dass die Gerichte die Vorgaben der Richtlinie verstärkt bei der Auslegung des geltenden Rechts heranziehen werden. Während nach der bisherigen Rechtsprechung noch die Möglichkeit besteht, ein zunächst intransparent erscheinendes Vergütungssystem im gerichtlichen Verfahren nachträglich zu erläutern und so den Anschein einer ungerechtfertigten Ungleichbehandlung zu entkräften, dürfte dieser Ansatz nunmehr entfallen oder jedenfalls nur noch unter deutlich strengeren Voraussetzungen zulässig sein.

Darf Leistung weiterhin ein Gehaltsunterschied sein?

Leistung kann ein sachlicher Faktor sein, wenn sie transparent, konsistent und geschlechtsneutral gemessen und dokumentiert wird. Problematisch wird es, wenn Leistungsbewertungen intransparent sind oder variable Vergütung Diskriminierungen erst bei Auszahlung sichtbar macht.

Reichen Berufserfahrung und Betriebszugehörigkeit als Begründung aus?

Berufserfahrung, Qualifikation und Verantwortung können Entgeltunterschiede rechtfertigen, müssen aber im Einzelfall objektiv belegbar sein. Ein Vergütungssystem, das allein auf Betriebszugehörigkeit und Berufsjahren aufbaut, wird als nicht ausreichend im Sinne der Richtlinie eingeordnet und wird dazu führen, dass diese Merkmale als Rechtfertigung nicht mehr ausreichen.

Dürfen Beschäftigte über ihr eigenes Gehalt sprechen?

Die Richtlinie verbietet Vertragsbedingungen, die Beschäftigte daran hindern, Informationen über ihr Entgelt offenzulegen. Klassische Gehaltsverschwiegenheitsklauseln werden daher noch angreifbarer, auch ohne dass die Richtlinie unmittelbare Anwendung findet.

Was gilt für Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer?

Auch Geschäftsführer können unter den Arbeitnehmerbegriff fallen, wenn sie nach unionsrechtlichen Maßstäben weisungsgebunden tätig sind. Unternehmen sollten daher nicht nur klassische Arbeitnehmergruppen, sondern auch Organ- und Führungskräfterollen auf ihre Einordnung prüfen, insbesondere bei Fremd-Geschäftsführerinnen und Fremd-Geschäftsführer.

Wie behandeln wir Teilzeitbeschäftigte?

Entgeltunterschiede sollen so berechnet werden, dass Beschäftigungsumfänge vergleichbar werden, weshalb in der Praxis eine Betrachtung auf Vollzeitäquivalentbasis empfohlen wird. Daher müssen Datenqualität und Berechnungsmethoden so aufgesetzt werden, dass Teilzeit, variable Vergütung und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle konsistent berücksichtigt werden.

Müssen wir auch freie Mitarbeitende, Leiharbeitnehmende oder externe Kräfte einbeziehen?

Nicht pauschal. Maßgeblich ist, ob die jeweilige Person einen Arbeitsvertrag oder ein Arbeitsverhältnis hat und wer rechtlich bzw. tatsächlich die Entgeltbedingungen bestimmt. Eigene Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind einzubeziehen; echte freie Mitarbeitende und Mitarbeitende externer Dienstleister fallen grundsätzlich nicht hierunter. Leiharbeitnehmende sind regelmäßig Beschäftigte des Verleihers, allerdings muss der Entleiher die Vergleichsentgelte und Arbeitsbedingungen im eigenen Betrieb kennen, weil der AÜG-Gleichstellungsgrundsatz auf vergleichbare Arbeitnehmer im Entleiherbetrieb abstellt.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat?

Nach deutschem Betriebsverfassungsrecht hat der Betriebsrat zudem bereits heute die Aufgabe, die Durchführung zugunsten der Arbeitnehmer geltender Gesetze zu überwachen und die tatsächliche Gleichstellung von Frauen und Männern zu fördern.

Welche Risiken drohen bei Verstößen?

Die in der Richtlinie vorgesehenen stärkeren Durchsetzungsmechanismen, darunter Schadensersatz- und Entschädigungsansprüche, Beweislastregeln zulasten des Arbeitgebers und Sanktionen, finden noch keine Anwendung. Verstöße gegen die Pflichten der Richtlinie, die in die deutschen Gesetze aber „hineingelesen“ werden könnten, können die prozessuale Position des Arbeitgebers verschlechtern.

Können Beschäftigte Entgeltansprüche rückwirkend geltend machen?

Ja, und das auch schon jetzt für mindestens drei Jahre. Bei Entgeltdiskriminierung umfasst die Entschädigung/Gehaltsanpassung bereits jetzt die vollständige Nachzahlung entgangener Entgelte einschließlich Boni oder Sachleistungen sowie Verzugszinsen.

Was sollten Unternehmen jetzt konkret tun?

Unternehmen sollten nicht auf das deutsche Umsetzungsgesetz warten, sondern ihre Entgeltbestandteile vollständig erfassen, Vergleichsgruppen definieren und dokumentieren, welche Kriterien Entgelthöhe und Entgeltentwicklung bestimmen.

HR, Legal, Compensation & Benefits, Payroll, Datenschutz und der Betriebsrat sollten frühzeitig in ein gemeinsames Projekt eingebunden werden. Besonders wichtig sind Pay-Gap-Analysen, saubere Job-Architektur, dokumentierte Rechtfertigungsgründe, vorbereitete Auskunftsprozesse und reportingfähige HR-Daten. Wer erst reagiert, wenn Auskunftsanfragen oder Klagen eingehen, verliert wertvolle Zeit und riskiert, historische Vergütungsentscheidungen nicht mehr erklären zu können.

Wer frühzeitig Transparenz schafft, reduziert nicht nur Haftungs- und Prozessrisiken, sondern kann faire Vergütung auch als Bestandteil von Compliance, Governance und Arbeitgeberattraktivität nutzen.